Los certificados de empadronamiento: ¿la mano en el fuego?

Los/las secretarios/as y secretarios/as-interventores/as tenemos reservada, entre otras funciones, la fe pública (artículos 92 bis de la Ley 7/1985, Reguladora de las Bases del Régimen Local y 2 del Real Decreto 128/2018, de Régimen Jurídico de los Funcionarios de Administración Local con Habilitación de Carácter Nacional). Esta función reservada comprende según el artículo 3.2.f) del Real Decreto 128/2018, además de otras actuaciones, la de "Certificar todos los actos o resoluciones de la Presidencia y los acuerdos de los órganos colegiados decisorios, así como los antecedentes, libros y documentos de la Entidad Local". La forma de emitir estas certificaciones se regula en los artículos 204-206 del Real Decreto 2568/1986, Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales. 

Y si hay un certificado que se emite de forma habitual en todas las entidades locales, sea cual sea su ubicación, tamaño u organización del municipio, ese es el certificado de empadronamiento. Este certificado, según lo previsto en el artículo 16 de la Ley 7/1985, Reguladora de las Bases del Régimen Local es un documento público y fehaciente a efectos administrativos que prueba la residencia de la persona interesada en el municipio y su domicilio habitual en el mismo, así como la posesión de la condición de vecino/a. 

Si bien siempre se ha emitido dicho documento, tras la entrada en vigor del Real Decreto-ley 20/2020, por el que se establece el ingreso mínimo vital, la demanda y emisión de este certificado se ha vuelto más intensiva y los/las secretarios/as cada vez firmamos más frecuentemente este documento, muchas veces sin mayor reflexión. 

Y precisamente por esa frecuencia de firma, y por las consecuencias económicas y legales que para tantas personas se pueden derivar de ese documento, es por lo que me pregunto: ¿estoy firmando certificados muy a la ligera? ¿pondría la mano en el fuego por el contenido de los certificados de empadronamiento que firmo?

Si pongo la mano en el fuego, me quemo seguro

Y esta cuestión, tal y cual ha sido planteada, me sirve para reflexionar sobre la organización de los ayuntamientos, sus servicios aparentemente "primarios" y como en el mundo rural lo aparentemente fácil se convierte en algo complejo. 

El padrón de habitantes, factores externos y factores internos

El padrón de habitantes, como registro administrativo donde constan los vecinos del municipios y una serie de datos básicos de los mismos, se presenta como un instrumento sencillo, de fácil llevanza. Sólo hay que mantenerlo actualizado de tal forma que sus datos concuerden con la realidad, empadronando a las personas que nacen o vienen a residir al municipio y dando de baja a aquellas personas que fallecen o se cambian de municipio para residir en otro y hacerlo con medios informáticos ¿Misterio? Ninguno.

Pero como toda labor o servicio municipal, existen una serie de factores o condicionantes externos e internos que pueden cambiarlo todo. 

Factores externos: 

1. El intercambio periódico de datos al Instituto Nacional de Estadística. El artículo 17 de la Ley 7/1985, Reguladora de las Bases del Régimen Local determina que "1. La formación, mantenimiento, revisión y custodia del Padrón municipal corresponde al Ayuntamiento, de acuerdo con lo que establezca la legislación del Estado.

Con este fin, los distintos organismos de la Administración General del Estado, competentes por razón de la materia, remitirán periódicamente a cada Ayuntamiento información sobre las variaciones de los datos de sus vecinos que con carácter obligatorio deben figurar en el Padrón municipal, en la forma que se establezca reglamentariamente.

[...] 3. Los Ayuntamientos remitirán al Instituto Nacional de Estadística los datos de sus respectivos Padrones, en la forma que reglamentariamente se determine por la Administración General del Estado, a fin de que pueda llevarse a cabo la coordinación entre los Padrones de todos los municipios.

El Instituto Nacional de Estadística, en aras a subsanar posibles errores y evitar duplicidades, realizará las comprobaciones oportunas, y comunicará a los Ayuntamientos las actuaciones y operaciones necesarias para que los datos padronales puedan servir de base para la elaboración de estadísticas de población a nivel nacional, para que las cifras resultantes de las revisiones anuales puedan ser declaradas oficiales, y para que los Ayuntamientos puedan remitir, debidamente actualizados, los datos del Censo Electoral".

El hecho de que sea el Instituto Nacional de Estadística el organismo que deba recibir y enviar mensualmente los ficheros de variaciones padronales a todos los municipios del país, obliga a tener que utilizar unos esquemas informáticos, un sistema normalizado y unas codificaciones que permitan tramitar todos los ficheros de forma rápida y segura, lo cual es francamente comprensible. Pero de ahí, a la complejidad en la que estamos instalados actualmente, creo que hay un trecho que se podría salvar. Porque no parece muy lógico que si únicamente hay que comunicar entre administraciones las altas (nacimientos o cambios de residencia) y las bajas (por defunciones o cambios de residencia) y las modificaciones de datos (nivel de estudios principalmente) los manuales de uso de las aplicaciones con las que se realizan estos intercambios sean tan extremadamente largos y complejos y sea necesario realizar tantos pasos intermedios y validaciones. 

A modo informativo, os diré que el manual sobre "Diseños de registro de los ficheros de intercambio de información INE-Ayuntamientos" tiene 28 páginas, en las que solamente se define la estructuración de los ficheros de intercambio de información para que pueda ser realizado con éxito y que el manual de usuario de IDA_Padron (plataforma donde se envían y recogen los ficheros de intercambio) tiene la friolera de 460 páginas y en él se describen más de 70 códigos de error que pueden aparecer en el proceso de intercambio de datos a través de fichero. 

El intercambio de ficheros para el INE.
Nah, explicao pa tontos

Y en mis propias carnes he experimentado que, cuando en alguna ocasión he estado en el ayuntamiento intentando cargar un fichero mensual y me ha aparecido algún error, si tras varios intentos me ha dado por llamar al Instituto Nacional de Estadística para intentar solventar la situación, me remiten a dicho manual y santas pascuas. 

2. Inexistencia de formación. En los planes formativos de las diputaciones provinciales no existen cursos específicos sobre la gestión del padrón de habitantes. A lo sumo existen cursos sobre manejo de la aplicación que la diputación pone a disposición de los ayuntamientos para gestionar informáticamente el padrón (altas, bajas, modificaciones de datos, generación de ficheros, etc.), pero no sobre cómo solventar el envío al INE de un fichero con un error invalidante o sobre la resolución de incidencias en la carga de ficheros. 

Tampoco en la oposición ni en el curso formativo que imparte el INAP a los habilitados nacionales aparece nada de todo eso, que parece más una labor de auxiliares y administrativos que propiamente de secretarios/secretarios-interventores. De hecho, en mi experiencia laboral, lo que he aprendido sobre intercambio y carga de ficheros de variaciones, lo he aprendido siempre de personas de dichas escalas, que son las que gestionan el padrón y quienes emiten las certificaciones que finalmente nosotros los habilitados firmamos. 

Pero claro, en los minicipios en los que trabajamos los secretarios rurales, tarde o temprano te encuentras realizando esos trámites (ya sea por vacaciones de alguien de tu plantilla o por acumulación de tareas por bajas laborales) y es entonces cuando te toca descender de las alturas y chocar contra el muro.

3. La complejidad de nuestra sociedad actual. Sin duda la complejidad de las relaciones familiares y de convivencia existentes en la sociedad actual, también ha contribuido a dificultar la gestión del padrón, registro administrativo en la que dichas relaciones se plasman. Y aunque el padrón solamente acredita la residencia y el domicilio habitual en el municipio (y no consta de datos como son el estado civil), algunos elementos indudablemente complican su gestión: el alta de personas en viviendas ocupadas, el empadronamiento de hijos/as de padres separados, la inscripción de los menores emancipados, el empadronamiento de personas pobres en vehículos, etc. 

4. La picaresca. La consideración del empadronamiento como un factor relevante para la consecución o para el cálculo de ayudas o subvenciones (ya sea porque la residencia es un criterio excluyente o porque se necesita conocer los convivientes para el cálculo de la renta familiar o por persona), hace que algunas personas estén constantemente efectuando cambios de residencia, ya sea dentro del propio municipio o entre municipios. Esto ocasiona no solamente un incremento de las tareas derivadas de la gestión del padrón de habitantes, sino también un aumento de posibilidades de errar en la ejecución de las mismas. 

Estos movimientos interesados también se producen con motivos electorales, los meses previos a la celebración de los comicios. Y una vez concluidos los mismos, llega el momento de las peticiones para que el ayuntamiento tramite expedientes de baja de oficio del padrón de aquellas personas a las que por interés empadronamos en nuestra vivienda, y de las que ahora ni conocemos su paradero.

 

Me encanta esta descripción visual que mi base
de datos de imágenes hace del término "picaresca"

Factores internos: 

1. Falta de un personal formado y motivado. Este asunto ya lo he tratado en otras entradas de este blog. El hecho que en las secretarías rurales contemos con un personal tan mal seleccionado, fruto del encadenamiento de contratos laborales temporales, del enchufismo o del "estar en el lugar adecuado en el momento adecuado", además de escasamente formado (tanto para el acceso al empleo como durante la vida laboral mediante formación continua), complica aún más la ejecución de las labores y la prestación de servicio de una mínima calidad. Porque si bien la gestión del padrón de habitantes puede presentar cierta complejidad, la mayor parte del éxito en este ámbito depende del establecimiento de rutinas y de la diligencia en la ejecución (intercambiar el fichero cada fin de mes, cargar los ficheros recibidos, prestar atención a la hora de realizar las nuevas inscripciones, exigir la documentación necesaria para los cambios, etc.). Pero no es raro encontrarse ayuntamientos en los que no se realizan intercambios periódicos de ficheros con el INE, o se envían los ficheros de variaciones pero no se cargan los ficheros recibidos del INE, de tal forma que el padrón de habitantes con que cuenta el ayuntamiento difícilmente tendrá cierto parecido con la realidad de sus habitantes.

Otra vez más el desinterés, la desidia y la preponderancia de los intereses personales sobre los intereses generales, además de la precariedad sobre la que se sustenta nuestra administración.

2. Falta de tiempo y de ganas de actuar como un/a policía. Si al factor interno anterior le sumamos el hecho de que los secretarios-interventores de las agrupaciones de secretaría solamente estamos en el ayuntamiento algunos días a la semana y no podemos controlar que el resto de trabajadores cumpla diligentemente con las obligaciones de gestión del padrón necesarias para mantenerlo actualizado, la posibilidad de que no esté al día o de que no registre algún cambio es elevada. Pero también me gustaría reivindicar el hecho de que nosotros/as los/las habilitados/as nacionales no somos policías, ni tendríamos que estar supervisando la labor del resto de personas y azuzándolas para que cumplan su cometido, aquello para lo que fueron contratadas.

Por todos los motivos anteriores, la llevanza del padrón de habitantes (sencillo registro administrativo de los/as vecinos/as del municipio) se puede volver compleja y la firma de las certificaciones de su contenido, un verdadero acto de valentía y de poner realmente la mano en el fuego. 

Y como este ejemplo, cualquier otro servicio propio de competencia municipal y de apariencia primaria o sencilla (abastecimiento de agua potable, limpieza viaria, evacuación de aguas residuales, etc.) puede complicarse, por las exigencias de normativa creada pensando a lo grande (y sin tener en cuenta las peculiaridades de las pymel), por la "brillante idea" del alcalde de prestar ese servicio estructural mediante una bolsa de trabajo temporal con criterios sociales, por las resistencias del personal temporal de cumplir sus labores, el horario o la obligación de ponerse los equipos de protección individual durante su jornada, por las exigencias cada vez mayores de los vecinos (que con sus impuestos no cubren ni una décima parte del coste), etc.  

Y a vosotros/as... ¿también se os complican tanto las labores aparentemente sencillas? ¿es posible prestar un buen servicio al ciudadano con medios tan precarios?

¡Nos leemos!

Secretaria-interventora tras la firma de 10
certificados de empadronamiento consecutivos